Oh boy, 5 tips om beter feedback te geven

Oh boy… is een film die je moet zien. De jonge Nico Fischer weet niet wat hij wil. Maar zijn probleem is meer dat hij ook niets doet, als iemand iets van hem wil. Hierdoor belandt hij in allerlei absurde situaties. Gaf hij iemand maar eens tegengas verzucht de immer inlevende trainer in de zaal…

“Dat zal ik nooit durven. Weet je, ze is zo scherp en pinnig. Ze wordt vast enorm boos.” Aleid is een kleine tengere vrouw die in een hoekje van de trainingszaal zit. Ze lijkt op een muisje uit de Assepoesterfilm. Aangezien ze haar baas zo angstig beschrijft, zal ik haar nooit vergeten. De vrouw houdt haar al 11 jaar flink onder de duim. Zo moet Aleid steevast overwerken. “Dat vind ik niet zo erg. Het is meer de toon waarop ze met me praat die me tegenstaat.“

“Aleid joh! Je moet er wat van zeggen. Dit kan niet!” zegt een medecursiste. We hebben het deze middag over feedback en dat maakt altijd veel los. Want hoe vertel je een collega dat je zijn zweetvoeten ruikt? Hoe zeg je iemand dat 50 keer op je telefoon kijken tijdens een klantgesprek onbeleefd is? En hoe spreek je je baas aan op de toon die zij tegen jou gebruikt?

Net als Nico en Aleid vind ik feedback geven lastig. Toch zijn er een paar eenvoudige tips die je kunnen helpen. De eerste is om je zin altijd te beginnen met ik. Zo voorkom je dat je aanvallend overkomt. Dus niet: “jouw voeten stinken door je schoenen heen.” Maar “ik merk dat het in onze kamer vaak naar zweet ruikt. Ik vermoed dat het iets met jouw zweetvoeten te maken heeft.” Je gebruikt dan geen beschuldigingen maar indrukken. En je biedt de ander de mogelijkheid om de discussie met je aan te gaan. “Joh, ik zweetvoeten? Welnee.” Of “ja sorry, ik heb er al lang last van.”

Tip 2 is dat het belangrijk is om rustig te praten, want ook hier is het de toon die de muziek maakt. Vervolgens kun je een oplossing, alternatief of verzoek aandragen (tip drie). “Als ik jou was, zou ik misschien geurvreters gebruiken.“

Als je niet wilt overkomen alsof je net een training hebt gevolgd (dit hoor ik vaak), begin dan met een openingszin die bij je past (tip vier). Een cursist zegt dat ze altijd kiest om te beginnen met Het valt me op dat ……, je nogal vaak op je telefoon kijkt als we met een klant praten. Ik vind dat onbeleefd. Zou je er mee kunnen stoppen?”

Aleid maakte braaf aantekeningen en speelde mee in de oefeningen. Dit is meteen de vijfde tip: oefen, oefen dat lastige gesprek. Elk gesprek, hoe pijnlijk ook, zal makkelijker gaan.

De week erop hangen we aan haar lippen. Trots vertelt ze: “ik heb het gezegd. Voor het eerst in 11 jaar. Ik zei: ik werk hier nu al zolang en ik vind dat de toon die jij tegen mij aanslaat niet past bij een manager. Zou je dingen in het vervolg vriendelijker kunnen vragen? Haar antwoord? Je hebt gelijk Aleid, het spijt me. Ik beloof beterschap.”

Is het zo makkelijk? Ja soms is het zo makkelijk. Ik zal Aleid nooit vergeten. Zij mij wel overigens. Aan het eind zegt ze: “bedankt voor de tips, Maarten.” Oh Boy…